Quản lý hệ thống sản xuất sơn hiệu quả với mô hình 5S

Để đảm bảo sức khỏe cho người lao động, tạo tinh thần làm việc với bầu không khí cởi mở cho nhân viên, gia tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm tối đa thời gian làm việc, nâng cao năng suất lao động từ đó giúp nâng cao chất lượng cuộc sống của người lao động thì mô hình 5S đang được các doanh nghiệp áp dụng thực hiện rất phổ biến hiện nay!

Với mục tiêu hoàn thiện mọi quy trình quản lý, nhà máy gia công sơn nước AZ Paint chúng tôi là một trong những doanh nghiệp áp dụng mô hình 5S hiệu quả nhất. Với dây chuyền sản xuất sơn nước theo công nghệ hiện đại, AZ Paint luôn quan tâm cải thiện môi trường làm việc thân thiện, sạch sẽ và ngăn nắp. Mô hình 5S được AZ Paint thực hiện đã mang đến hiệu quả cao trong thực hiện hệ thống dây chuyền sản xuất đảm bảo an toàn lao động, tăng năng suất, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí cho các đối tác gia công sơn hiệu quả. Nhiều đối tác khi hợp tác cùng AZ Paint đã tăng thu nhập nhờ việc không ngừng cải tiến kỹ thuật, sắp xếp máy móc, dụng cụ hợp lý hóa trong sản xuất sơn tại nhà máy AZ Paint của chúng tôi!

Vậy, mô hình 5S là gì? Mục tiêu chính của mô hình 5S là gì? Nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp & đối tác? Cách thực hiện mô hình này như thế nào?…

MÔ HÌNH 5S

Mô hình 5S đưa ra cách thức tổ chức công sở bằng 5 nguyên tắc sau trong tiếng Nhật: seiri, seiton, seiso, seiketsu, và shitsuke, dịch ra tiếng Anh lần lượt là sort (sàng lọc), set in order (sắp xếp), shine (sạch sẽ), standardize (săn sóc) và sustain (sẵn sàng).

Trong lối quản trị này, sự vận hành của một tổ chức dựa trên việc các nhân viên tuân theo các bộ tiêu chuẩn (bao gồm cả quy tắc, vai trò, chức năng, nhiệm vụ,…) trong các không gian quy ước. Nhân viên làm đúng tất cả những tiêu chuẩn được đặt ra cho mình trong một không gian của mình, và 5S cung cấp tiêu chuẩn xác định mối quan hệ của anh ta với không gian đó, thông qua các quy tắc như sau:

1. SEIRI (Sàng lọc)

Sắp xếp mọi thứ trong không gian, chỉ giữ những vật dụng cần thiết cho công việc. Theo đó, cần một thao tác liệt kê, phân loại và lên danh sách các trang thiết bị và đồ vật cần thiết. Những gì nằm ngoài danh sách đó cần được dọn khỏi khu vực làm việc.

2. SEITON (Sắp xếp)

Khâu này đảm bảo mọi vật dụng được xác định và mỗi loại vật dụng đều có một vị trí xác định trong không gian làm việc. Cần thiết lập một logic giữa các vật dụng tương ứng với vai trò của chúng trong công việc, tiện cho các nhân viên sử dụng chúng.

3. SEISO (Sạch sẽ)

Giữ cho không gian làm việc luôn sạch sẽ, đảm bảo mĩ quan để mọi nhân viên đều có động lực làm việc. Các nhân viên cần phân công một lịch quét dọn chỗ làm.

4. SEIKETSU (Săn sóc)

Săn sóc được hiểu là việc duy trì định lì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể thiết lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của nhân viên được rèn giũa và phát triển.

5. SHITSUKE (Sẵn sàng)

Tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân, tăng năng suất chung của công ty.

5S VÀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP NHẬT BẢN

Người Nhật luôn tìm cách sao cho nhân viên thực sự gắn bó với công việc của mình. Mô hình 5S ban đầu nhấn mạnh sự vận hành trong phân xưởng, theo đó người quản lí giúp người công nhân khơi dậy ý thức “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành tốt nhất “công việc của mình”. Điều đặc biệt cần lưu ý là các nhà quản lí theo mô hình 5S đều thấy rằng:

Khi một số nhân viên làm viên một cách chính xác, tự giác, thì những nhân viên khác cũng theo hình ảnh đó mà có thêm động lực để cống hiến một cách tự nguyện.

Chính việc động viên một mối quan hệ mang tính ý thức, trách nhiệm, tự nguyện, tự giác như vậy, và chính nhờ mọi điều đó đều được động viên nhờ sự gắn bó giữa nhân viên với không gian của mình chứ không phải thông qua một mối quan hệ với nhân viên khác, nên một văn hóa công ty dựa trên những nền tảng đó nhanh chóng được hình thành. Văn hóa công ty và ý thức trách nhiệm cao lại tạo ra các giao tiếp cởi mở, sự hợp tác nhuần nhuyễn giữa các bộ phận và ý thức sáng tạo ở mỗi cá nhân.

Mô hình 5S thỏa mãn mọi yêu cầu của giao tiếp tích cực. Do đó ngày nay, mô hình 5S được xem là mô hình kiến tạo không gian làm việc mang tính trực quan, kiểm soát thị giác. Dĩ nhiên một mô hình kiến tạo không gian chính là một mô hình quản trị, và ở điểm ấy mô hình 5S lại càng trở nên đắt giá.

GIÁ TRỊ KHI ỨNG DỤNG MÔ HÌNH 5S

• Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
• Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến
• Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.
• Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
• Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
• Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.
• Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

QUY TRÌNH TRIỂN KHAI MÔ HÌNH 5S

Bước 1: Khởi động dự án

Trước tiên, bạn cần xác định rõ mục tiêu của việc triển khai 5S. Sau đó tiến hành thành lập Ban triển khai 5S. Nên chọn ra mỗi bộ phận có 2 người để cử vào Ban 5S để nếu một người nghỉ thì công việc vẫn được thực hiện. Thành viên được lựa chọn vào Ban 5S phải là những người có tính kỷ luật cao, sát sao trong công việc, có tầm ảnh hưởng đến người khác, khuyến khích là nữ.

Đơn vị nên cử một số cán bộ quản lý chủ chốt trong Ban triển khai 5S tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5S của các tổ chức có uy tín. Đồng thời tham khảo các tổ chức tương tự đã triển khai 5S để học hỏi trước khi triển khai tại đơn vị.

Bước 2: Quy định chức năng, nhiệm vụ của Ban 5S

Quyết định Trưởng ban, Phó ban, Thư ký, Phụ trách ảnh: Một trong các yếu tố để thực hành 5S là sự tham gia của tất cả mọi người đặc biệt là lãnh đạo phải gương mẫu đi đầu, nếu vi phạm cũng xử lý công bằng như các thành viên khác. Vì thế, Trưởng ban sẽ là người rất nghiêm minh, đi đầu trong hoạt động thực hiện 5S. Nhiệm kỳ có thể một năm tùy theo kết quả công việc. Phó ban là người giúp việc cho Trưởng ban trong việc thực thi và giám sát hoạt động triển khai.

Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực hiện 5S tại đơn vị và tổng hợp các ý kiến nhận xét, đóng góp một cách trung thực, khách quan.

Phụ trách ảnh có vai trò rất lớn vì ảnh là minh chứng rõ nhất và mọi người có thể nhận ra ngay các lỗi của mình. Người phụ trách ảnh phải thường xuyên quan sát, phát hiện những nơi có vấn đề, sai sót và chụp lại làm bằng chứng và lưu trong hồ sơ triển khai 5S. Sau một thời gian, xem lại hồ sơ sẽ thấy sự khác biệt giữa trước và sau cải tiến. Nên dán những tấm ảnh 5S lên bảng tin để tất cả mọi người cùng biết và hỗ trợ nhau cải tiến.

Còn lại là các ủy viên có trách nhiệm tuyên truyền, đôn đốc các bộ phận trong đơn vị thực hiện tốt hoạt động 5S.

Tất cả các thành viên trong Ban 5S cần nắm rõ vai trò trách nhiệm của mình, hiểu rõ các nguyên tắc 5S để có thể truyền đạt cho các cán bộ nhân viên trong đơn vị.

Bước 3: Thông báo và tuyên truyền, đào tạo về 5S trong đơn vị

Chính sách và mục tiêu áp dụng 5S cần được thông báo chính thức đến tất cả mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức. Sau đó tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng bá về 5S trong toàn công ty thông qua các biểu ngữ, hình ảnh ở khắp mọi nơi.

Ban 5S có thể phối hợp với các chuyên gia bên ngoài mở các lớp đào tạo về 5S để tất cả mọi người cùng nhận thức đúng, nắm rõ quy trình và cách thức triển khai. Lưu ý là 100% cán bộ nhân viên phải tham gia.

Bước 4: Phát lệnh tổng vệ sinh trong toàn đơn vị

Lập sơ đồ mặt bằng toàn công ty, kể cả phần bao quanh bên ngoài, quy định khu vực được phân công. Nên chia thành các tổ để dễ theo dõi và quản lý. Mỗi người phụ trách nơi làm việc của mình và có thể kiểm tra chéo lẫn nhau. Các khu vực chung như nhà xe, cầu thang, hành lang, nhà ăn, nhà vệ sinh,… cũng phải phân về các tổ cho công bằng.

Ban 5S đề xuất mua các dụng cụ cần thiết để thực hiện 5S như máy ảnh, bảng tin, tủ đồ, giá, chổi lau,… và phát cho các tổ.

Ban 5S cần hướng dẫn cặn kẽ, khuyến khích tất cả các tổ hăng hái thi đua, đề ra các khẩu hiệu về thực hành 5S. Các tổ nên treo các khẩu hiệu ngay tại tổ mình để chuẩn bị cho ngày tổng vệ sinh. Có thể đưa những tấm gương về 5S.

Phát lệnh tổng vệ sinh trong toàn đơn vị. Đây là bước quan trọng vì nó đánh dấu bước đầu trong việc thực hiện 5S. Ngày tổng vệ sinh phải được tổ chức rầm rộ, khí thế, sôi nổi, tạo sự phấn khởi và thi đua cho mọi người. Yêu cầu tất cả các cán bộ công nhân viên kể cả lãnh đạo cấp cao nhất cũng phải tham gia. Cố gắng để mọi người tham gia với tinh thần tự giác, trách nhiệm và kỷ luật cao.

Người phụ trách ảnh cần ghi lại những hình ảnh mọi người làm việc trong ngày đầu tiên này để kịp thời rút kinh nghiệm.

– Thực hiện bước “Sàng lọc”

Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận cần đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng/tài liệu/hồ sơ nào cần loại bỏ. Sau bước sàng lọc sơ bộ, có thể phân loại các vật dụng thành những loại như sau:

• Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên cần được để thuận tiện cho việc sử dụng và dễ dàng.
• Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng.
• Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý

– Thực hiện bước “Sắp xếp”

Dựa trên nguyên tắc này, từng bộ phận cần thống nhất trong nội bộ hình thức sắp xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu sao cho mọi thứ có thể dễ dàng sử dụng.

Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để có thể dễ dàng nhận biết. Lưu ý cần làm vcho ai cũng biết, chứ không phải chỉ riêng người phụ trách mới biết.

– Thực hiện bước “Sạch sẽ”

Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm vệ sinh hàng ngày tại nơi làm việc. Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sạch sẽ, không bị bụi bẩn. Tốt nhất là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước và sau giờ làm việc, tạo thói quen ngăn nắp và sạch sẽ. Làm thế nào để duy trì sạch đẹp khi đang làm việc. Tuyệt đối không được có suy nghĩ như sẽ dọn lại sau, khi xong công việc, có kiểm tra thì mới sạch sẽ… vì như vậy sẽ chỉ theo đuổi sự sạch đẹp trên hình thức, phong trào.

Sạch sẽ không chỉ là làm sạch mà còn tìm ra nguyên nhân gây bẩn và tìm cơ cấu phòng ngừa bụi bẩn.

– Thực hiện bước “Săn sóc”

Yêu cầu của bước này là thực hiện đúng theo qui định các hoạt động Serri – Seiton – Seiso. Nơi làm việc nhờ vậy sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp. Để duy trì và nâng cao 5S, nên sử dụng các phương pháp hiệu quả như sau:

• Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật
• Tiến hành hoạt động đánh giá 5S
• Tạo sự thi đua giữa các bộ phận/phòng ban

– Thực hiện bước “Sẵn sàng”

Việc thực hiện các bước trên một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hoá của toàn tổ chức. Khi đó chúng ta đã đạt được bước Shitsuke – Sẵn sàng.

Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S. Mọi nhân viên tuân thủ các qui định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung. Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian và cố gắng của mọi thành viên trong tổ chức.

Bước 5: Tiến hành kiểm tra, chấm điểm

Hàng tháng, Ban 5S tiến hành kiểm tra đồng loạt nơi làm việc, ghi nhận các vấn đề, tổng hợp các góp ý, chấm điểm và đánh giá một cách tổng thể những mặt mạnh, mặt yếu của từng bộ phận, đưa ra những vấn đề cần cải tiến trong tháng tiếp theo. Sau khi cải tiến nên chụp ảnh để so sánh. Việc kiểm tra có thể bố trí vào một ngày nhất định nhưng nên kiểm tra đột xuất vì kết quả sẽ trung thực hơn. Ngoài ra, nên tiến hành trong giờ làm việc thì sẽ thực tế hơn và dễ dàng đưa ra các góp ý ngay lập tức.

Sau khi kiểm tra chấm điểm theo các tiêu chí đã đưa ra, Ban 5S cộng điểm và công bố kết quả. Hàng tháng nên chọn ra các đơn vị xuất sắc làm mô hình điểm. Đồng thời cũng chỉ ra các đơn vị thực hiện chưa tốt để nhắc nhở, theo dõi sát sao hơn.

Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng

Hàng tháng khen thưởng các đơn vị xuất sắc nhất, trao giấy khen và cúp trước toàn đơn vị. Cúp 5S nên luân lưu qua các đơn vị xuất sắc nhất để tạo ra sự thi đua giữa các đơn vị.

Kết thúc năm, khen thưởng đơn vị xuất sắc nhất trong năm, tặng quà và ghi nhận công lao đóng góp của từng cá nhân trong đơn vị đó.